정부가 코로나바이러스감영증-19(코로나19)의 법정 감염병 등급을 조정하였다. 실외에서 마스크를 착용하는 것마저 빗장을 풀고 있다. 코로나19로 인한 2년 이상의 ‘잠시 멈춤’이 드디어 사라지고 있는 것이다. 이제 그동안 취소 또는 제한적이었던 모임도 다시 활발하게 시작하였음을 우리는 식당과 거리 등에서 쉽게 느낄 수 있다.
각 모임과 단체는 미루어 왔던 총회와 정례모임 준비에 분주하다. 특히 리더라 할 수 있는 임원진이 세심하게 준비하는 일이 많을 것이다. 그중에 하나가 여러 형태의 회의를 개최하는 일이다. 2년이나 가라앉았던 활동을 활기차게 움직이기 위해 어떤 의제에 대해 의결을 해야 하는 회의가 있는가 하면, 활동에 대한 보고와 회원 간의 정을 나누는 회의도 있다. 선거철과 맞물려 있기에, 안건에 대해 자칫 의견 충돌로 모임이 갈라지는 것도 막아야 하는 부담이 있다.
회의(會議)의 사전적 의미는 ‘어떤 사항을 여럿이 모여 의견을 교환하는 것’이다. 여기에는 두 가지 중요한 목적이 발생한다. 첫째는 어떤 사항에 대해 모두가 공감할 수 있도록 분명한 결과를 도출해야 한다. 둘째는 계획한 시간보다 너무 짧거나 길지 않아야 한다.
여러 회의를 진행하다 보면 상기와 같은 목적을 방해하는 경우가 상당히 많이 발생한다. 어떤 결정에 대한 설명회가 아님에도 불구하고, 사전에 소수 회원이 결정한 사항을 통보하는 형태로 진행하여 다수 참여자를 들러리 세우기도 한다. 논란이 되는 사항에 대해 사전 검토와 충분한 토론을 진행하지 않고 조기에 투표를 진행해 버리는 사례도 있다. 분란의 여지를 남길 수 있음에도, 집행부는 민주적인 절차를 잘 지켰다고 넘어가려 한다. 개별 논의할 안건은 참여자 모두에게 동등한 발언의 기회와 시간이 부여되어야 한다. 하지만 소수 몇 사람에게만 편중되게 발언의 기회가 부여되어, 참여자 다수의 의견이 충분히 전달되지 않고 넘어가는 경우도 발생한다.
회의에서 이러한 문제를 줄일 수 있게 가장 확실한 역할을 하는 사람이 리더라 할 수 있는 의장 또는 회장, 그리고 사회자 등이다. 이들이 회의가 달성하고자 하는 기본 두 가지 목적을 잘 이해하여 사전에 준비를 철저히 하여야 한다. 진행은 부드럽게 하고, 의사결정은 분명하게 하여 회칙과 정관이 가지는 절차를 잘 지켜야 한다. 때론 논란이 길어질 경우, 결정을 진행할지 아니면 숙려 시간을 가지고 다음 회의로 안건을 넘길지 등을 제시할 수 있어야 한다. 반대로 발언 또는 의제에 대한 의견제시가 너무 없는 경우도 발생한다. 시간 끌기가 아닌 속마음을 이야기할 수 있는 발언 유도가 필요한 것이다.
의결이 이루어지거나 회의를 마무리하는 시점에, 진행자로서 의견을 제시하지 않았던 참여자에게 개별로 발언할 수 있도록 요청할 필요도 있다. 우리는 아직도 논리적으로 의견을 제시하는 토론 문화에 대해 익숙하지 않다. 발언할 수 있는 용기도 부족하지만, 자신이 가진 생각을 상대방에게 설득력 있게 표현하는 것에 어려움을 겪는 경우를 심심치 않게 본다. 자신이 준비한 내용을 다른 사람이 먼저 발언했을 경우, 이에 대해 공감하고 부연할 수 있는 유연성도 때론 필요할 때가 있다.
회의 결과에 대한 공지도 회의 절차에 결코 빠트릴 수 없는 부분이다. 회의를 통한 결정에 대해 참여자는 자신의 판단에 기초하여 받아들이는 경우가 많다. 이로 인해 회의 결과를 자의적으로 해석할 수 있기에, 리더는 회의 결과를 명확히 하여 다양한 방법으로 공유 및 공지를 통해 확실하게 전달해야 하는 의무가 있는 것이다.
모임의 구성원이 몇 명인지, 단체의 규모가 어느 정도인지 중요하지 않다. 자기 주도로 의사결정을 하는 것이 아니라, 회원의 다양한 의견을 하나로 합의를 이끌어 내는지? 소수 중심이 아닌, 토론과 협의의 장으로 모두의 참여를 이끄는지? 무엇보다도 지금 우리가 속한 다양한 공동체는 코로나19로 지친 우리를 따뜻하게 치유해 줄 진정한 리더가 선출되어 있는지를 반문해 보아야 한다.
